Fase Contratual
A formação do direito inicia-se com a elaboração da proposta técnica. A proposta deve mostrar com clareza a visão da proponente sobre o negócio naquele momento, deve delinear de forma clara as condições do negócio que se propõe.
É importante informar o histograma de mão de obra e equipamentos mês a mês, o indireto previsto, a composição do BDI e todas as premissas para a formação do preço final. Vale ressaltar na proposta as exclusões de fornecimento.
Houve uma época em que os preços dos contratos possuíam margens mais dilatadas e os proponentes tinham resistência em realizar estas informações (geralmente solicitadas pelo contratante), ou mesmo as “manobravam” informando, geralmente, números menores que os realmente planejados.
Ocorre que com as mudanças percebidas no mercado, principalmente com o estreitamento das margens de lucro, é necessário informar os balizamentos da proposta fornecida, que vão servir como um “termômetro” das condições do contrato.
Adjudicada a propostas, é importante a revisão da minuta do contrato por um especialista. Já não é tempo de aceitar um contrato nas condições sugeridas por uma das partes sem ao menos revisá-lo de forma critica, assegurando uma condição de igualdade em caso de demandas futuras.
Entre os anexos do contrato devem sempre estar às propostas técnica e comercial completas. Isto vai facilitar o cálculo de possíveis desequilíbrios no contrato.
Assinado o contrato, a contratada deve estar atenta desde o inicio, realizando todas as ocorrências desde a época de mobilização. Ocorre em muitos contratos uma demora no fornecimento da área de canteiros, e neste momento parte do indireto da obra já está mobilizado (sem ter os custos diluídos).
No decorrer do contrato são produzidos diversos registros. É necessário que a parte interessada produza um conjunto de registros (além dos registros contratuais) que sejam suficientes para a caracterização do claim. Dentre as formas mais comuns de registros, os autores João Antônio de Almeida Júnior e Geovane Mendes Martins acreditam que os seguintes são os que merecem maior atenção:
Relatório Diário de Projeto ou Diário de Obras: Este documento é sem dúvida um dos mais vitais na formação do direito de pleitear por parte do empreiteiro e um dos quais o contratante deve estar mais atento para defender-se dos claims. Assim, no RDO devem conter informações de natureza climática, informando se são oferecidas ou não condições de trabalho efetivo, pessoal a disposição ou improdutivo, ocorrências diversas, alteração na seqüência executiva e tudo o mais que possa estar alterando o ambiente, os fatos e as circunstâncias no qual a obra foi concebida.
Relatório de Progresso: É um documento emitido pelo empreiteiro ao contratante no qual o mesmo descreve todos os trabalhos executados durante certo período de tempo, em geral, mensal. Ele será útil para o mapeamento do real x executado e a ciência ao contratante do andamento da obra e suas anormalidades.
Documentários Fotográficos: Registros fotográficos auxiliarão muito na descrição de interferências com o processo construtivo, atraso na liberação de frentes, chuvas e outros.
Correspondências: Constituem as cartas, e-mail, memorandos, atas de reunião e tudo o mais que foi utilizado para a documentação do andamento do projeto.
Conforme já dissemos um dos documentos mais importantes em um contrato de empreitada é o diário de obras. É importante a sua abertura desde o primeiro dia de vigência do contrato.
O diário para ter valor deve estar assinado pelas duas partes, e sua entrega deve ser sempre protocolada em carta direcionada ao preposto do contratante (por contrato).
