Fase Pré-Contratual
A engenharia de administração de contratos de empreitada tem seu início bem antes da formalização do contrato. Esse início se dá com a chegada da carta convite, sua análise e apresentação de proposta.
Atualmente, as empresas encontram-se em uma fase de despersonificação dos relacionamentos e não se constituem mais em uma organização com a figura de um dono, mas sim de executivos cujo caráter e forma de pensar variam muito em função de sua formação, criação e mentores.
A contratação de fornecedores a preços baixos e apertados é motivo de vangloria e premiação. Certas dessas organizações não tem ressentimentos em “quebrar” este ou aquele fornecedor.
Apesar de em menor freqüência ocorrem casos associando o nome de empreiteiras a situações controversas na destinação de recursos, substancialmente os estatais.
Assim, é nesse complexo processo histórico de giro de informações e desconfianças mútuas que se estabelecem as concorrências para aquisições de serviços de empreitada.
O processo de compras por parte de um contratante e um proponente, nada mais é que um processo de comunicação, e como tal está sujeito a inúmeros ruídos.
Assim, o envio da carta convite é uma mensagem fornecida pelo contratante a qual passou pelo seu filtro de personalidade e valores. Essa mensagem é recebida pelo proponente que também possui um filtro de percepção. O feedback ou a proposta, também passa pelos mesmos filtros.
Essa comunicação se entrelaça em esclarecimentos de dúvidas, revisão de proposta, envio de documentos complementares e outros. Essa troca de informações deve ser formalmente documentada considerando-se as seguintes diretrizes:
¾ Evitar expressões do tipo “ok”, ou “entendemos”, ou ainda “sem objeções”. Devem ser usadas expressões claras que manifestem a inclusão ou exclusão do escopo do referido item. Por exemplo:
o Pergunta do Comprador: Solicitamos confirmar previsão de equipamento de movimentação e içamento.
o Resposta incorreta: ok
o Resposta correta: Confirmamos incluso nos preços de nossa proposta o fornecimento de uma grua HAMPSON tipo 2520 pelo período de 8 meses a partir de janeiro/08 e de um elevador de cargas tipo NECAN, capacidade
¾ Evitar o uso de expressões corporativas específicas da empresa fornecedora que não sejam de conhecimento formal da empresa compradora.
¾ Centralizar as comunicações em um indivíduo da organização, haja vista que múltiplos canais de comunicação podem ser formados durante o processo de concorrência.
Os termos da carta convite devem ser cuidadosamente analisados e deve ser incluída na proposta os comentários a minuta do contrato e eventuais pontos que o fornecedor não concorde com termos da carta convite. Essa obviamente é uma questão comercial e estratégica.
Na proposta devem ser incluídas clausulas e textos que limitem variações de quantidade, especificar detalhadamente o regime de contratação e a forma de pagamento, garantias previstas, prazos e etc.
